Word sjablonen voor tenders

Omvangrijke offertes, voorstellen en tenders…

Het kost een organisatie vaak veel tijd om omvangrijke offertes, aanbiedingen of aanbestedingen te maken. Vaak werken meerdere medewerkers aan zo’n document. Hierdoor wordt de aandacht wordt afgeleid van de uitstraling. Dat is zonde, omdat u met een fraaie lay-out de kansen op scoren vergroot!

Op zich is het heel begrijpelijk dat dit wat blijft liggen. Namelijk, een opfrisbeurt heeft flinke impact. Dat komt o.a. doordat iedereen moet wennen aan de nieuwe lay-out. Ook moet elke medewerker beter rekening gaan houden met de stijlelementen in het document. Dit vereist wat extra kennis van Word.

De oplossing hiervoor? Die is er! Namelijk, in het Incido-traject voor Word sjablonen voor tenders en offertes!

Word sjablonen voor tijdbesparing

Onze Word sjablonen voor tenders, aanbestedingen en omvangrijke offertes, ontlasten uw organisatie enorm. Dat komt doordat we de stijl in Word afkaderen en Word gebruikersvriendelijker maken. Monkeyproof zogezegd. Anderzijds maken we Word super-flexibel, want aanpassingen in bijvoorbeeld vaste tekstblokken (zoals juridische teksten) kunnen met één druk op de knop worden doorgevoerd in alle onderhanden documenten.

Het gevolg hiervan is dat;

  • Accountmanagers tijd gaan besparen
  • Documenten er altijd tot in de puntjes verzorgd uitzien
  • En bovenal alle vaste teksten (zoals juridische bijlagen en productinformatie) altijd up-to-date zijn!

De tenderdesk van Athlon Car Lease: vormgeving

Athlon Car Lease realiseerde zich dat het tijd was voor een opfrisbeurtje van de vormgeving van de aanbestedingsdocumenten. Men werkte al geruime tijd met een lay-out die door klanten als niet eigentijds werden ervaren.

Op verzoek van Athlon hebben wij dus een restylingstraject ingezet. Daarbij keken wij met een schuin oog naar de bestaande huisstijl. En daarnaast bleven we gebruik maken van de aanwezige elementen (zoals beelden en vaste tekstblokken). We transformeerden het basisdocument tot een professioneel vormgegeven lay-out. De leesbaarheid hebben we verhoogd door gebruikmaking van kleurvlakken, kolommen, een vluchtkolom en veel beeldmateriaal.

Bouwen van sjablonen

De tweede stap was het werkelijk bouwen van de Word sjablonen. Daarbij lopen we altijd aan tegen een spanningsveld tussen vormgeving en de gewenste functionaliteiten. Onze programmeurs lossen dit soort problemen pragmatisch op.

Het resultaat voor de klant: Word krijgt een extra menukeuze!

Word sjablonen voor tenders

Een extra menu in Word

Dit toegevoegde menu bevat alle onderdelen die nodig zijn voor het maken van de tenders;

  • Allereerst onze gratis opsommings-functie
    Deze vervangt de standaard (instabiele) opsommingen van Word
  • Daaronder de nieuwe functies, zoals het invoegen van een nieuwe pagina en nieuwe sectie
    Dit helpt om de inhoudsopgave geheel automatisch op te bouwen
  • Tenslotte de submenu’s voor het invoegen van standaard content
    Hiermee kiest de auteur uit de beschikbare tekstblokken en afbeeldingen

Het resultaat

Na de bouw leverden we de klant een hoge-resolutie Word-sjabloon. Daarin hebben we, voor alle opmaak, een stijldefinitie vastgelegd. Het voordeel hiervan is een stabiele en consistente lay-out. Daarin kan de gebruiker zijn of haar eigen teksten eenvoudig opmaken. Vanzelfsprekend binnen de vastgelegde stijl.

Tekstblokken die worden beheerd door andere afdelingen (zoals juridische teksten) kunnen al dan niet automatisch worden ingevoegd. Datzelfde geldt voor de (vooraf bepaalde) afbeeldingen. De inhoudsopgave laten we automatisch door Word genereren. En vanzelfsprekend zorgen we ervoor dat in de voettekst automatisch paginanummering, datum en documenttitel verschijnen!

Ondersteuning: training en nazorg

Na oplevering organiseerden we een workshop voor de relevante medewerkers. Deze mini-workshop van circa één uur wordt gegeven door onze Word-specialist. Na het afsluitend vragenrondje konden de 30 aanwezigen direct actief aan de slag!

Deze workshop heeft voornamelijk tot doel om de gebruikers een aantal zaken uit te leggen over de werking van Word zelf. Het sjabloon laten we namelijk intensief gebruik maken van elementen en functionaliteiten van Word. De werking ervan is 100% mits op een juiste wijze met Word wordt omgegaan. Dat geldt voor bijvoorbeeld het werken met stijlen, plaatsen van afbeeldingen en opmaken van tabellen. Maar ook voor een feilloze werking van de automatische inhoudsopgave.

Let op! Wij adviseren altijd om alle collega’s die met het sjabloon gaan werken, aanwezig te laten zijn. De extra kennis die over MS-Word wordt opgedaan is uiterst zinvol en u verdient deze tijd gegarandeerd terug!

Vlotter werken – ook binnen uw organisatie?

Laat ons vrijblijvend meekijken met uw manier van werken in Office. Wij formuleren dan een advies waardoor ook u én uw collega’s efficiënter gaan werken. Het resultaat? Fraaiere én stabielere documenten, tijdbesparing en een hogere scoringskans bij uw klanten!

Interesse? Bel of mail direct!

OPENINGSTIJDEN

Werkdagen 08:30 – 17:30
Zaterdag gesloten
Zondag gesloten

TELEFOONNUMMER

  +31(0) 413 25 32 25

ONS ADRES