Word sjablonen voor tenders

Omvangrijke offertes, voorstellen en tenders…

Het kost een organisatie vaak veel tijd om omvangrijke offertes, aanbiedingen of aanbestedingen te maken. Vaak werken meerdere medewerkers aan zo’n document, waardoor wordt de aandacht wordt afgeleid van de uitstraling. Zonde, omdat u met een fraaie lay-out uw scoringskansen vergroot!

Op zich heel begrijpelijk dat dit wat blijft liggen. Een opfrisbeurt heeft namelijk nogal wat impact, doordat iedereen moet wennen aan de nieuw lay-out. Maar bovenal zal iedereen zich moeten gaan schikken naar die nieuwe stijl. En tenslotte zal iedere medewerker meer rekening moeten gaan houden met de stijlelementen in het document. Dit vereist méér kennis van Word dan waar veel mensen over beschikken.

De oplossing hiervoor? Die is er! Namelijk, in het Incido-traject voor Word sjablonen voor tenders en offertes!

Word sjablonen voor tijdbesparing

Onze Word sjablonen voor tenders, aanbestedingen en omvangrijke offertes, ontlasten uw organisatie enorm. Dat komt doordat we de stijl in Word afkaderen en Word gebruikersvriendelijker maken. Monkeyproof zogezegd. Anderzijds maken we Word super-flexibel, want aanpassingen in bijvoorbeeld vaste tekstblokken (zoals juridische teksten) kunnen met één druk op de knop worden doorgevoerd in alle onderhanden offertes.

Het gevolg hiervan is dat accountmanagers tijd gaan besparen, de documenten er altijd tot in de puntjes verzorgd uit zien en bovenal zijn alle vaste teksten (zoals juridische bijlagen en productinformatie) altijd up-to-date!

De tenderdesk van Athlon Car Lease: vormgeving

Onze klant Athlon Car Lease realiseerde zich, dat het tijd was voor een opfrisbeurtje van de vormgeving van de aanbestedingsdocumenten. Men werkte al geruime tijd met een lay-out die door klanten als niet eigentijds werden ervaren.

Op verzoek van Athlon hebben wij dus een restylingstraject ingezet. Daarbij keken wij met een schuin oog naar de bestaande huisstijl. En daarnaast blijven we gebruik maken van de aanwezige elementen (zoals beelden en vaste tekstblokken). We transformeerden het basisdocument tot een professioneel vormgegeven lay-out. De leesbaarheid hebben we verhoogd door gebruikmaking van kleurvlakken, kolommen, een vluchtkolom en veel beeldmateriaal.

Bouwen van sjablonen

De tweede stap was het werkelijk bouwen van de Word sjablonen voor tenders. Daarbij lopen we altijd aan tegen een spanningsveld tussen vormgeving en de gewenste functionaliteiten. Onze programmeurs lossen dit soort problemen pragmatisch op.

Het resultaat voor de klant: we geven de menubalk van Word een extra menukeuze!

Word sjablonen voor tenders

Een extra menu in Word

Dit toegevoegde menu bevat alle onderdelen die nodig zijn voor het maken van de tenders;

  • Allereerst onze gratis opsommings-functie
    Deze vervangt de standaard (instabiele) opsommingen van Word
  • Daaronder de nieuwe functies, zoals het invoegen van een nieuwe pagina en nieuwe sectie
    Dit helpt om de inhoudsopgave geheel automatisch op te bouwen
  • Tenslotte de submenu’s voor het invoegen van standaard content
    Hiermee kiest de auteur uit de beschikbare tekstblokken en afbeeldingen

Het resultaat

Na de bouw leverden we de klant een hoge-resolutie Word-sjabloon, waarin we voor alle opmaak een stijldefinitie hebben vastgelegd. Het voordeel hiervan is een stabiele en consistente lay-out waarin de gebruiker haar eigen teksten eenvoudig kan opmaken. Vanzelfsprekend binnen de vastgelegde stijl.

Tekstblokken die worden beheerd door andere afdelingen (zoals juridische teksten) zullen al dan niet automatisch worden ingevoegd. Datzelfde geldt voor de (vooraf bepaalde) afbeeldingen. De inhoudsopgave laten we automatisch door Word genereren (mits op een juiste wijze wordt gewerkt met Word). En vanzelfsprekend zorgen we ervoor dat in de voettekst automatisch paginanummering, datum en documenttitel verschijnen!

Ondersteuning: training en nazorg

Na oplevering organiseerden we een kleine workshop voor de relevante medewerkers. Deze mini-workshop van circa één uur wordt gegeven door onze Word-specialist. En na het afsluitend vragenuurtje konden de 30 aanwezigen direct actief aan de slag!

Deze workshop heeft voornamelijk tot doel om de gebruikers een aantal zaken uit te leggen over de werking van Word zelf. Het sjabloon laten we namelijk intensief gebruik maken van elementen en functionaliteiten van Word. De werking ervan is 100% mits op een juiste wijze met Word wordt omgegaan. Dat geldt voor bijvoorbeeld het werken met stijlen, plaatsen van afbeeldingen en opmaken van tabellen. Maar ook voor een feilloze werking van de automatische inhoudsopgave.

Let op! Wij adviseren altijd om alle collega’s aanwezig te laten zijn die met het sjabloon gaan werken. De extra kennis die over MS-Word wordt opgedaan is uiterst zinvol en u verdient deze tijd gegarandeerd terug!

Vlotter werken – ook binnen uw organisatie?

Laat ons vrijblijvend meekijken met uw manier van werken in Office. Wij formuleren dan een advies waardoor ook u én uw collega’s efficiënter gaan werken. Het resultaat daarvan? Fraaiere én stabielere documenten, tijdbesparing en een hogere scoringskans bij uw klanten! Interesse? Bel of mail direct!

OPENINGSTIJDEN INCIDO

Werkdagen 08:30 – 17:30
Zaterdag gesloten
Zondag gesloten

  +31(0) 413 25 32 25

ONS ADRES